Paso 1: Navega al módulo Ventas > Apertura y Cierre de Caja

Accede a la sección correspondiente dentro del sistema para iniciar la apertura de caja.

Paso 2: Haz clic en "Aperturar Caja"

Selecciona la opción de apertura para habilitar el registro de transacciones.

Paso 3: Completa los campos obligatorios

Asegúrate de ingresar los siguientes datos correctamente:

• Nombre del cajero: Ingrese el nombre del responsable de la caja.
• Saldo inicial: Registre la cantidad inicial disponible.

Paso 4: Confirma la apertura

Haz clic en el botón de confirmación para guardar los datos y habilitar el sistema para registrar ventas.

Paso 1: Accede al módulo Ventas > Punto de Venta

Desde el menú principal, selecciona el módulo Ventas y luego ingresa al submódulo Punto de Venta.

Paso 2: Haz clic en "Agregar Cliente"

En la pantalla de Punto de Venta, selecciona la opción + Agregar Cliente para iniciar el registro.

Paso 3: Completa los campos obligatorios

Llena los campos marcados con asterisco (*) con los datos del cliente:

• Nombre: Ingrese el nombre completo del cliente.
• NIT: Proporcione el número de identificación tributaria (si aplica).
• Dirección: Registre la dirección para fines fiscales o de entrega.

Paso 4: Haz clic en "Guardar"

Una vez completado el formulario, selecciona Guardar para almacenar los datos del cliente.

Paso 1: Configurar los Términos de Crédito

Selecciona la opción de Crédito como término de la venta. Define los plazos de pago:

• Plazos preestablecidos: Selecciona un término configurado previamente en el sistema.
• Fecha personalizada: Establece manualmente la fecha de vencimiento de la venta.

Paso 2: Registrar Abono Inicial (Opcional)

Si el cliente realizará un abono inicial:

• Monto del abono inicial: Ingresa el monto en el campo correspondiente.
• Medio de cobro: Selecciona el tipo de pago utilizado para el abono (efectivo, tarjeta, depósito, etc.).

Paso 3: Finalizar Venta al Crédito

Revisa la ventana de cobro para verificar los detalles del abono inicial y los plazos seleccionados. Confirma la transacción.

• Fecha de vencimiento: Comprueba que la fecha sea correcta.
• Saldo pendiente: Asegúrate de que el saldo refleje la cantidad acordada.
• Estado de la cuenta: El sistema mostrará el saldo como "pendiente de cobro". Si el cliente tiene cuentas anteriores sin liquidar y ha superado el límite de crédito establecido, será necesario solicitar autorización para proceder con un nuevo crédito..

Paso 1: Acceder al Submódulo Cuentas por Cobrar

Desde el Módulo Ventas, selecciona el submódulo Cuentas por Cobrar para gestionar los cobros pendientes.

Paso 2: Buscar al Cliente o la Venta

Utiliza la barra de búsqueda para localizar al cliente o la venta que deseas cobrar. Los criterios de búsqueda incluyen:

• Número de Identificación Tributaria (NIT): Ingresa el NIT del cliente.
• Nombre del Cliente: Busca utilizando el nombre completo del cliente.
• Número de Venta: Introduce el número de la transacción, si está disponible.

Paso 3: Seleccionar la Venta

En la lista de ventas pendientes, localiza la transacción que deseas cobrar. Haz clic en los tres puntos en la columna de Acciones junto a la venta correspondiente.

Paso 4: Iniciar el Cobro

Selecciona la opción Cobrar. Se abrirá una ventana emergente con los detalles del saldo pendiente de la venta.

Paso 5: Ingresar los Detalles del Cobro

Completa los campos requeridos en la ventana emergente:

• Monto a Cancelar: Ingresa el monto que el cliente desea abonar.
• Medio de Pago: Selecciona el método de pago (efectivo, tarjeta, depósito u otro).

Paso 6: Confirmar el Cobro

Haz clic en el botón Guardar para procesar el cobro. El sistema actualizará automáticamente el saldo de la cuenta por cobrar del cliente.

Paso 7: Generar y Entregar el Comprobante

El sistema generará un comprobante del cobro realizado. Entrega el comprobante al cliente en formato físico o digital, según corresponda.

Paso 8: Revisión Final

Verifica que el saldo restante de la cuenta por cobrar refleje el abono realizado. Documenta cualquier observación adicional en el sistema, si es necesario.

Paso 1: Accede al Módulo de Gastos

Desde el menú principal, selecciona el Módulo de Gastos y luego ingresa al Submódulo Gastos.

Paso 2: Haz clic en "Registrar Gasto"

Selecciona el botón verde Registrar Gasto para iniciar el registro.

Paso 3: Completa los Datos del Gasto

Llena los campos requeridos en el formulario:

• Tipo de Gasto: Selecciona el tipo de gasto de la lista desplegable.
• Medio de Pago: Indica si el pago es en efectivo, tarjeta, etc.
• Descripción: Detalla brevemente el propósito del gasto.
• Monto: Ingresa la cantidad exacta gastada.
• Proveedor: Especifica la entidad o persona responsable del gasto (opcional).

Paso 4: Guarda el Registro

Una vez completada la información, haz clic en el botón Guardar para registrar el gasto en el sistema.

Paso 1: Accede al Módulo de Gastos

Desde el menú principal, selecciona el Módulo de Gastos y luego ingresa al Submódulo Gastos.

Paso 2: Haz clic en "Registrar Gasto"

Presiona el botón verde Registrar Gasto para iniciar el registro de la salida de efectivo.

Paso 3: Completa los Datos del Gasto

Rellena los campos del formulario de salida de efectivo:

• Tipo de Gasto: Especifica el motivo de la salida de efectivo.
• Medio de Pago: Selecciona "Efectivo".
• Descripción: Detalla la razón de la salida.
• Monto: Ingresa la cantidad exacta.
• Proveedor o Entidad: Indica a quién se le entrega el efectivo (si aplica).

Paso 4: Guarda el Registro

Una vez que toda la información esté completa, haz clic en el botón Guardar para registrar la salida de efectivo.

Paso 1: Accede al Submódulo de Apertura y Cierre de Caja

Desde el menú principal, dirígete al Módulo de Ventas y selecciona el Submódulo Apertura y Cierre de Caja.

Paso 2: Verifica tu Permiso de Ver Saldos

Asegúrate de que tienes el permiso para ver saldos de caja. Si no lo tienes, contacta al administrador para habilitarlo.

Paso 3: Cuenta el Efectivo

Realiza un conteo físico del efectivo disponible y compáralo con el monto reflejado en el sistema. Repite el conteo de 2 a 3 veces para mayor precisión.

Paso 4: Revisa y Continúa con las Operaciones

Si los datos coinciden, puedes continuar con las operaciones diarias. En caso de discrepancia, verifica los registros antes de proceder al cierre.

Paso 1: Accede al Submódulo de Apertura y Cierre de Caja

Desde el menú principal, selecciona el Módulo de Ventas y luego ingresa al Submódulo de Apertura y Cierre de Caja.

Paso 2: Realiza el Conteo del Efectivo

Cuenta físicamente el efectivo disponible en caja y compáralo con el saldo inicial más las ventas reflejadas en el sistema.

Paso 3: Ingresa los Datos al Sistema

En el sistema, ingresa el monto total contado para cada medio de pago: efectivo, tarjetas, transferencias, etc. Verifica que los datos sean correctos.

Paso 4: Confirma el Cuadre de Caja

Si el monto reflejado en el sistema coincide con el efectivo contado, confirma el cierre de caja haciendo clic en Confirmar Cierre.

Paso 5: Genera el Resumen del Cierre

Imprime o guarda el resumen del cierre de caja para tener un registro de las operaciones realizadas durante el día.

Planteamiento del Problema

Negocios Exitosos S.A. enfrenta una dificultad común: al final del día, cuando se realiza el cuadre de caja, a veces aparecen diferencias entre el efectivo físico disponible y lo registrado en el sistema. Estas discrepancias pueden ser sobrantes (más dinero del esperado) o faltantes (menos dinero del esperado).

Por ejemplo, en un día típico, el operador reportó Q6,962.00 en efectivo, pero el sistema esperaba Q6,872.00. Esto dejó un sobrante de Q90.00, lo que generó dudas sobre las causas de esta diferencia.

Impacto: Aunque parece un problema menor, estas discrepancias frecuentes pueden dificultar el control financiero y la confianza en los procesos del negocio.

Objetivo: Aprender a identificar las causas de estas diferencias y mejorar el proceso de cuadre de caja con esta guía.

Paso 1: Identificar las operaciones realizadas durante el día

Ejemplo:

• Ventas registradas: 30 transacciones.
• Ventas anuladas: 0.
• Ventas al contado: Q2,172.00.
• Ventas al crédito: Q3,739.00.
• Total de ventas: Q5,911.00.

Análisis: Verifica que el total de ventas (al contado + crédito) coincida con el registro en el sistema. Asegúrate de que las anulaciones estén justificadas si las hubiere.

Paso 2: Analizar los cobros de créditos

Ejemplo:

• Cobros registrados: 11 transacciones.
• Monto total cobrado: Q4,500.00.
• Método de pago: Todo el monto fue pagado en efectivo.

Análisis: Revisa que los cobros coincidan con las cuentas por cobrar registradas en el sistema y que el desglose por método de pago sea coherente.

Paso 3: Cuadre del total reportado por el operador

Ejemplo:

• Monto total reportado por el operador: Q6,962.00.
• Incluye:
• Saldo inicial: Q200.00.
• Ventas al contado: Q2,172.00.
• Cobros de créditos: Q4,500.00.

Análisis: Calcula el total esperado:
Total esperado = Saldo inicial + Ventas al contado + Cobros de créditos.
Q200.00 + Q2,172.00 + Q4,500.00 = Q6,872.00.
Compara el total reportado con el esperado. En este caso, hay un sobrante de Q90.00.

Paso 4: Identificar posibles diferencias

Ejemplo:

• Diferencia encontrada: Sobrante de Q90.00.

Análisis: Investiga posibles causas del sobrante, como errores humanos al contar el efectivo, registros incorrectos de ventas o cobros en el sistema, o la inclusión de efectivo adicional no registrado.

Acción: Documenta el sobrante y aclara la causa en el reporte del cierre de caja.

Paso 5: Revisar el flujo de ventas y métodos de pago

Ejemplo:

• Total de ventas finalizadas en efectivo: Q6,672.00.
• No hubo operaciones con tarjetas, cheques, ni depósitos.

Análisis: Verifica que todas las operaciones estén reflejadas correctamente en el sistema. Evalúa la dependencia de efectivo como único método de pago; podría generar riesgos operativos.

Paso 6: Confirmar el saldo final de caja

Ejemplo:

• Saldo inicial: Q200.00.
• Ventas en efectivo: Q2,172.00.
• Cobros de créditos: Q4,500.00.
• Total esperado: Q6,872.00.
• Total reportado: Q6,962.00.
• Diferencia: Sobrante de Q90.00.

Acción: Revisa que no haya omisiones en el sistema. Realiza un arqueo detallado del efectivo para validar el sobrante.

Descargar Guía Completa

Puedes descargar el ejemplo completo de la guía para analizar el cierre de caja aquí:

Paso 1: Verificar el Permiso de Búsqueda

Asegúrate de que tienes permiso para buscar productos. Haz clic en el botón verde con una lupa ubicado en la parte superior de la pantalla.

Paso 2: Ingresar el Código de Barras o Nombre

Escanea el código de barras del producto en el primer cuadro de texto o escribe el nombre del producto tal como aparece en el empaque en el tercer cuadro.

Paso 3: Contactar Soporte si no Tienes Permiso

En caso de no tener acceso a la funcionalidad de búsqueda de productos, contacta al equipo de soporte para habilitar este permiso en tu perfil.

Paso 1: Accede al Módulo de Ventas

Desde el menú principal, selecciona el Módulo de Ventas y haz clic en el Submódulo de Facturación Electrónica.

Paso 2: Selecciona el Cliente

En el formulario de facturación, busca al cliente por nombre o NIT. Si el cliente no está registrado, haz clic en Agregar Cliente y completa los datos requeridos.

Paso 3: Añade los Productos o Servicios

En el formulario, agrega los productos o servicios vendidos. Puedes buscar los productos por nombre o código de barras, y el sistema calculará automáticamente el total de la factura.

Paso 4: Verifica los Detalles

Revisa que todos los datos estén correctos, incluyendo el cliente, los productos, los impuestos y el total. Haz clic en Generar Factura para continuar.

Paso 5: Descarga o Imprime la Factura

Una vez generada la factura, puedes descargarla en formato PDF o imprimirla directamente para entregarla al cliente.